Een van mijn verbazingen die ik beschreef in het blogbericht “Maatje gezocht: vacature voor een adviseur, ïs het feit dat veel organisaties de personele planning nog op papier doen. De grootste post uit de begroting is de post van personeel en juist deze post gebeurt handmatig.
Organisaties moeten steeds creatiever worden om hun arbeidsplaatsen te bezetten en bezet te houden. Er is immers een aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt. De ontwikkeling en voorbereiding van het strategisch personeelsbeleid wordt belangrijker. Dit beleid dient optimaal bij te dragen aan het realiseren van de klantgerichte organisatiedoelen. Het gaat dus niet alleen om het bezetten van arbeidsplaatsen maar het ook zo efficiënt gebruik maken hiervan. Er zijn nog veel organisaties waarbij formatie op basis van historie bepaald wordt en niet op basis van geleverde productie en dus werklast.

Mijn collega Frank Wolterink schreef op zijn weblog een stukje over hoe wordt werken in de zorg weer leuk, ook daarin heeft hij aandacht voor de personele problemen in de zorg. Het gaat niet goed met de zorg en in de toekomst nog slechter want de vraag wordt groter en het aantal beschikbare professionele werkers kleiner. Één op de vijf mensen zou in de toekomst in de zorgsector moeten gaan werken.

Strategische personeelsplanning is dus actueel: er is sprake van een aanhoudende krapte op de arbeidsmarkt. Bovendien wordt deze situatie alleen nog maar erger gezien de demografische ontwikkelingen. Voor deze demografische ontwikkelingen heb ik ook aandacht in mijn scriptie. Organisaties worden in toenemende mate gedwongen om vanuit een meerjaren perspectief de personeelsbehoefte op langere termijn inzichtelijk te maken. Uiteraard wordt hierbij ook rekening gehouden met de ontwikkelingen op de markt en technologische mogelijkheden.

Strategisch HRM betekent het zorgdragen dat door inzet van de juiste medewerkers een maximale bijdrage wordt geleverd aan de uitgestippelde strategie.

Op organisatieniveau betekent dit een goede balans tussen vraag en aanbod. Wat vraagt de klant en in welke mate kunnen we met medewerkers flexibel inspelen op die vraag. Een oproeppool (intern uitzendbureau) kan hieraan bijdragen. Op locatieniveau/afdelingsniveau betekent dit dat pieken en dalen in de werklast kunnen worden opgevangen. Op individueel niveau wil dit zeggen dat elke medewerker zich zo flexibel mogelijk opstelt passend bij zijn/haar levensfase.

Binnen de organisatie worden spelregels afgesproken over de gemiddelde personeelsbezetting op een afdeling, de minimale personeelsbezetting en de maximale personeelsbezetting. Met deze spelregels is het mogelijk om wisselingen in werkdruk te kunnen afvlakken. Ook worden afspraken gemaakt omtrent het uitlenen van personeel tussen de verschillende teams.

Om deze spelregels binnen een organisatie vast te stellen moeten een aantal vragen worden beantwoord op enerzijds het gebied van personeelsbezetting anderzijds het gebeid van werklast.
Op het gebied van personeel kan een organisatie zich het volgende afvragen
Hoe hoog is het normale verloop in mijn bedrijf? Welk percentage van mijn personeel gaat binnen 3 jaar met pensioen? Hoeveel procent denk ik te groeien in de komende jaren en hoeveel arbeidsplaatsen komen erbij? Welke soorten medewerkers heb ik nodig, welk kwaliteitsprofiel? Fluctueert mijn personele bezetting door het jaar heen?

Op het gebied van werklast kan het volgende onderwerp van gesprek zijn binnen een organisatie: Wat is het werklastprofiel en welke effecten heeft dat op de capaciteitsbehoefte?
Zijn er schommelingen in de werklast binnen het jaar? Zijn er patronen?

Het ligt voor de hand om in eerste instantie te onderzoeken wat intern de mogelijkheden zijn om de formatief aanwezige arbeidscapaciteit adequaat af te stemmen op de pieken en dalen in de werklast, voordat externe arbeidscapaciteit wordt ingehuurd. Vaak blijken pieken en dalen door een gedifferentieerde personele inzet binnen de beschikbare formatie op te vangen.
Door dus het personele beschikbaarheidprofiel te koppelen aan het werklastprofiel, wordt de totale bruto capaciteitsbehoefte, en daarmee ook de werkelijke flexibiliteitbehoefte, zichtbaar en planbaar. Het resultaat is een betere basis voor de operationele inzet, evenals een effectievere benutting van de beschikbare personeelsformatie.

Capaciteitsplanning kan worden beschouwd als een dynamisch “vraag en aanbod”-systeem. Vanuit een middellange termijn perspectief worden enerzijds de werklast (vraag) en anderzijds de beschikbare arbeidscapaciteit (aanbod) van een organisatorische eenheid (locatie/afdeling) op elkaar afgestemd. Het perspectief beslaat in het algemeen een periode van 1 jaar. Vraag en aanbod worden uitgedrukt in netto arbeidsuren. Het gaat dus niet om het aantal medewerkers dat in dienst is, maar om de totale hoeveelheid arbeidsuren die gemaakt kunnen worden. Deze uren zijn netto zorguren. Naast deze uren besteden medewerkers tijd aan zaken als het volgen van opleidingen, vakantie en verlof. Ook dient rekening te worden gehouden met een percentage ziekteverzuim.

Het doel van capaciteitsplanning is om een optimale fit te realiseren tussen de werklast en de beschikbare arbeidscapaciteit. De medewerkers vertegenwoordigen de arbeidscapaciteit en zijn nodig om de werkzaamheden uit te voeren. De behoefte aan arbeidscapaciteit neemt toe als de hoeveelheid werk toeneemt. Het omgekeerde geldt als de hoeveelheid werk afneemt. Het is dus voor een afdeling van belang om flexibel personeel in te kunnen zetten.
Een van de mogelijkheden is slechts 90% van de formatie in te vullen zodat 10% flexibel inzetbaar is om pieken op te vangen. Bij voorkeur is deze 10% te verkrijgen in een interne oproeppool.

Veel instellingen plannen op papier hun personeel, dit levert minder inzicht in de arbeidscapaciteit. Formaties zijn vaak nog op basis van historie bepaald en niet op basis van werklast (productiecapaciteit). De werklast/productiecapaciteit is in organisaties lang niet altijd in beeld gebracht. Er zijn nog een hoop resultaten te halen met een combinatie van capaciteitsplanning en personeelsplanning.

Deelt u mijn mening of juist niet, ik hoor het graag. Laat uw reactie achter.