Met mijn collega’s Hans Hofhuizen en Albert Hagedoorn organiseer ik workshops Strategisch Bezuinigen voor bestuurders en managers in de gezondheidszorg.
Mijn aandeel richt zich vooral op personeelsinzet. De kosten binnen een zorgorganisatie bestaan logischerwijs voor een zeer groot deel uit personele kosten. Dus wanneer je structureel je personeel slimmer of anders in kan zetten heeft dat ook structureel gevolgen voor je exploitatie.

Strategische personeelsplanning betekent voornamelijk op de verschillende niveaus het matchen van vraag en aanbod. Dus het werk wat gedaan moet worden matchen met de personeelsinzet. Dat kan op het niveau van de organisatie waar afspraken gemaakt worden met de verzekeraar over de productie.
Maar dat kan zeker ook op het niveau van de locatie en/of afdeling. Hoe is zijn de fte’s per afdeling bepaald en hoe worden ze ingezet? Is er een afstemming tussen vraag en aanbod?

Het lijken logische vragen, toch wil de realiteit wel eens anders zijn. Een paar voorbeelden:

De poliklinieken in een ziekenhuis. Is de inzet van het personeel afgestemd met het aantal polikliniekbezoeken? Of werkt het personeel gewoon op vaste dagen ongeacht of er patiënten gezien worden op de poli? Dus de ene polikliniekassistent werkt altijd op maandag, dinsdag woensdag. De andere werkt juist op donderdag en vrijdag. De volgende werkt niet op donderdag, etc, etc. Zijn deze werkdagen aangepast op de dagen dat er ook poli gedraaid wordt, of zijn dit vaste werkdagen? Wijzigen deze werkdagen als het schema van polikliniek draaien van de artsen wijzigt of niet?
Allemaal vragen om eens bij stil te staan.

Het zelfde geldt voor de personeelsinzet op onderzoeksafdeling zoals de radiologie en functieafdelingen. Vaak werken ook deze medewerkers op vaste dagen, ongeacht of er veel onderzoeken plaatsvinden of niet. Zijn de vakantieplanningen van artsen en functieafdelingen op elkaar afgestemd?
Kijk eens naar de volgende plaatjes:

Je ziet dat er gedurende week voortdurend 12 medewerkers aanwezig zijn. In het weekend minder, er zijn dan geen reguliere programma’s (waarom eigenlijk niet). Kijk tegelijkertijd naar de productie op de betreffende afdelingen. Wat gebeurt daar en waarom zijn de fte’s niet gelijkmatiger verdeeld ten opzichte van de productie?
Kijk eens op je eigen afdeling en stel jezelf dit soort vragen. Wellicht kan er structureel iets worden aangepast in de balans vraag en aanbod.