Personeelskosten zijn in de zorg de grootste kostenpost. Flexibel inzetten van personeel kan dus heel veel opleveren. Een goed hulpmiddel voor het flexibel inzetten van personeel is een  goedwerkend intern poolbureau. Veel organisaties hebben een eigen flexpool of hebben deze gehad. De ervaringen zijn over het algemeen wisselend.

De drie belangrijkste valkuilen voor een flexpool met meteen een tip om het op te lossen:
• Er zitten alleen 0- uren contracten in de flexpool. Deze mensen kunnen zelf aangeven of ze wel of niet willen werken en hebben geen verplichting. Het gevolg is dat de flexpool vaak niet kan leveren. Afdelingen gaan toch hun eigen pooltjes weer opzetten en nu gebeurt het werk dubbel.
Dit kun je oplossen door alle medewerkers met arbeidscontracten van minder dan 12 uur in de pool te zetten. Ook kun je juist de keus maken om jong gediplomeerden met grote arbeidscontracten voor een bepaalde periode in de flexpool te plaatsen. Ze doen op deze wijze klinische ervaring op, op allerlei afdelingen.

• De flexpool is alleen bereikbaar van 9 tot 17 uur en dan vaak een dag of drie per week. Juist die uren dat een flexpool het hardst nodig is, tussen 7 en 8 in de ochtend want dan komen de ziekmeldingen binnen en moet het werk opnieuw georganiseerd is het poolbureau over het algemeen niet bereikbaar. Dit levert een hoop frustratie maar ook onrust op.
Kortom zorg dat het poolbureau, het liefst zeven dagen per week, maar tenminste vijf dagen per week bereikbaar is op die uren die er voor de verpleegafdelingen toe doen.

• Het personeel van de flexpool is niet voldoende toegerust voor haar taak. Het werken op een flexpool vraagt specifieke kennis en vaardigheden. Het goed plannen en organiseren is een vak apart. Zeker wanneer een aantal mensen met grote contracten via de flexpool werkt, vraagt dit overzicht en kennis van planning.
Niet zelden werken op de flexpool reïntegrerende verpleegkundigen. Mensen met rug- of andere klachten die het werk van verpleegkundige (even) niet meer kunnen uitvoeren. Men denkt twee vliegen in één klap te slaan. De flexpool is bezet en de verpleegkundige verricht toch nog werkzaamheden. Helaas niets is minder waar. Eigenlijk worden er dubbele kosten gemaakt. Het werken op een poolbureau vraagt andere vaardigheden dan het werk als verpleegkundige. Reïntegrerende verpleegkundigen bezitten deze andere vaardigheden niet per definitie. Kijk dus eerst naar welke vaardigheden nodig zijn op het poolbureau, kijk vervolgens of de betreffende medewerker die bezit en plaats dan wel of niet de reïntegrerende medewerker op een dergelijke positie. Dit voorkomt een hoop schade voor zowel de betreffende medewerker als de organisatie.