Personeelskosten zijn in de zorg de grootste kostenpost. Flexibel inzetten van personeel kan dus heel veel opleveren. Een goed hulpmiddel voor het flexibel inzetten van personeel is een  goedwerkend intern poolbureau. Veel organisaties hebben een eigen flexpool of hebben deze gehad. De ervaringen zijn over het algemeen wisselend.

De drie belangrijkste valkuilen voor een flexpool met meteen een tip om het op te lossen:
• Er zitten alleen 0- uren contracten in de flexpool. Deze mensen kunnen zelf aangeven of ze wel of niet willen werken en hebben geen verplichting. Het gevolg is dat de flexpool vaak niet kan leveren. Afdelingen gaan toch hun eigen pooltjes weer opzetten en nu gebeurt het werk dubbel.
Dit kun je oplossen door alle medewerkers met arbeidscontracten van minder dan 12 uur in de pool te zetten. Ook kun je juist de keus maken om jong gediplomeerden met grote arbeidscontracten voor een bepaalde periode in de flexpool te plaatsen. Ze doen op deze wijze klinische ervaring op, op allerlei afdelingen.

• De flexpool is alleen bereikbaar van 9 tot 17 uur en dan vaak een dag of drie per week. Juist die uren dat een flexpool het hardst nodig is, tussen 7 en 8 in de ochtend want dan komen de ziekmeldingen binnen en moet het werk opnieuw georganiseerd is het poolbureau over het algemeen niet bereikbaar. Dit levert een hoop frustratie maar ook onrust op.
Kortom zorg dat het poolbureau, het liefst zeven dagen per week, maar tenminste vijf dagen per week bereikbaar is op die uren die er voor de verpleegafdelingen toe doen.

• Het personeel van de flexpool is niet voldoende toegerust voor haar taak. Het werken op een flexpool vraagt specifieke kennis en vaardigheden. Het goed plannen en organiseren is een vak apart. Zeker wanneer een aantal mensen met grote contracten via de flexpool werkt, vraagt dit overzicht en kennis van planning.
Niet zelden werken op de flexpool reïntegrerende verpleegkundigen. Mensen met rug- of andere klachten die het werk van verpleegkundige (even) niet meer kunnen uitvoeren. Men denkt twee vliegen in één klap te slaan. De flexpool is bezet en de verpleegkundige verricht toch nog werkzaamheden. Helaas niets is minder waar. Eigenlijk worden er dubbele kosten gemaakt. Het werken op een poolbureau vraagt andere vaardigheden dan het werk als verpleegkundige. Reïntegrerende verpleegkundigen bezitten deze andere vaardigheden niet per definitie. Kijk dus eerst naar welke vaardigheden nodig zijn op het poolbureau, kijk vervolgens of de betreffende medewerker die bezit en plaats dan wel of niet de reïntegrerende medewerker op een dergelijke positie. Dit voorkomt een hoop schade voor zowel de betreffende medewerker als de organisatie.

Geen reacties » | Permanente link

Hoe HKZ bij kan dragen aan Activity Based Costing in de zorg heb ik al eens eerder beschreven. Werkprocessen en bijbehorende procesbeschrijvingen zijn nog steeds “hot” in de zorg. Het beschrijven van de werkprocessen kan een organisatie helpen bij het doorvoeren van efficiencyslagen onder andere door overbodige schakels te verwijderen. Daarnaast dragen beschreven werkprocessen bij aan uniformiteit.

Om er voor zorg te dragen dat niet elke afdeling op willekeurige wijze de processen beschrijft is het handig om als organisatie criteria te stellen waar werkprocessen aan moeten voldoen. Voorbeeldcriteria kunnen zijn:

1. De organisatie levert zo snel mogelijk de juiste zorg van een goede kwaliteit aan de cliënt.

2. De organisatie levert alleen zorg indien hier financiële grondslag voor is.

3. De organisatie biedt duidelijkheid aan de cliënt omtrent de verwachtingen, zowel met betrekking tot de zorg als met betrekking tot de kosten en de eigen bijdrage.

4. De werkprocessen bevatten zo min mogelijk schakels. Hoe minder schakels, hoe klantvriendelijker en hoe minder kans op fouten.

5. De organisatie draagt zorg voor bewaking van de processen, ook bij nieuwe indicatie. Nieuwe indicatie vervangt alle oude indicaties.

6. De werkprocessen zijn zodanig ingericht dat er sprake is van een naadloze overgang tussen de verschillende afdelingen.

Deze criteria dienen vervolgens als leidraad voor het beschrijven van de processen. Indien een proces niet aan de criteria voldoet, vraagt dat een aanpassing van de werkwijze. HKZ en haar procesbeschrijvingen zijn op deze wijze een middel om de bedrijfsvoering te verbeteren. Hebben we toch nog baat bij de papieren tijger.

Geen reacties » | Permanente link

Een tijdje terug was ik betrokken bij een sollicitatieprocedure. Er kwamen meer dan 45 brieven binnen. Dan begint de selectie, veel kandidaten voldoen aan het beschreven profiel. Ook een beduidend aantal niet: als gezondheidswetenschappelijke of bedrijfskundige kennis gevraagd wordt, is juridische kennis mooi meegenomen maar niet doorslaggevend, zeker niet als de twee andere gevraagde achtergronden ontbreken. Als we namelijk een jurist hadden willen hebben, hadden we dat wel in het profiel gezet. Overigens de organisatie beschikt reeds over een bedrijfsjurist.
Maar goed, na het selecteren op profiel, bleven nog ruim voldoende kandidaten over. Selecteren van brieven zit dus in meer dingen dan kijken of een kandidaat in het profiel past.

Wat voor de kandidaat dan niet helpt:
• Als je een brief richt aan Marjolein Fermie, doet geachte heer Fermie het niet zo goed.
• Als je tot twee keer toe geen CV meestuurt in de bijlage is dat ook geen pluspunt.
• Spelfouten in de brief zijn ook jammer te noemen.
• Bij de vraag een korte motivatie en CV te sturen heeft een brief van 3 A4-tjes geen goede uitstraling, hetzelfde geldt overigens voor CV’s van meer dan 8 pagina’s.

Dus, als je solliciteert, doe het dan zorgvuldig. Lees een en ander heel goed na, en zorg voor check, check, dubbelcheck alvorens je op “verzenden” drukt…………..

Geen reacties » | Permanente link

Een groep kikkers hupst door het bos. Twee kikkers uit de groep vallen in een diepe kuil. De overige kikkers bekijken een hoe diep de kuil is en constateren samen dat die twee er nooit meer uit komen. De twee kikkers in de kuil doen alsof ze de mening van de rest niet gehoord hebben en springen voor hun leven om uit de kuil te komen. Uiteindelijk luistert één van beide kikkers naar de groep, gaat in een hoek zitten, verstijft van de kou en sterft.

De andere kikker blijft verwoede pogingen doen om uit de kuil te springen. De rest blijft roepen dat hij het beter op kan geven. De kikker blijft springen en springt uiteindelijk toch hoog genoeg zodat hij de kuil uitkan.
De rest vraagt verbaasd aan de kikker: hoorde je ons niet? De kikker blijkt doof en legt uit dat hij dacht dat ze hem aanmoedigden om door te gaan omdat het hem zeker zou lukken om eruit te komen…………

Het illustreert maar weer hoe belangrijk het is in jezelf te geloven. Het geeft je net dat kleine beetje meer. Mijn eerste goede voornemen voor 2009 is hiermee een feit.

Geen reacties » | Permanente link

 Er wordt gereorganiseerd en een nieuwe formatie is het gevolg. Dit betekent over het algemeen minder of ander personeel. Vaak wordt functiedifferentiatie (weer) doorgevoerd. Ofwel vanaf datum x is de grote omslag en is alles anders. Op genoemde datum worden budgetten aangepast en dus ook de roosters want anders komt een manager niet uit met de centen. en de werkdruk is ook nu al hoog op veel verpleegafdelingen.

Het gevolg de beleefde werkdruk neemt verder toe, met minder mensen hetzelfde werk doen.  Als we daarnaast naar de patiëntencategorieën kijken zijn die de laatste jaar eerder zwaarder geworden dan lichter. En sterker nog als je niets aanpast in de werkprocessen kan het ook gewoonweg niet. Medewerkers hebben niet al jaren niks gedaan. Er wordt namelijk over het algemeen hard gewerkt in de gezondheidszorg. Als je formatie aanpast, kijk dan meteen naar de werkprocessen. Als je de werkzaamheden anders indeelt of anderszins zorgdraagt dat het werk voor verzorgenden en verpleegkundigen makkelijker wordt, is het een ander verhaal.

Een formatie aanpassing is wellicht mogelijk. Maar een vergelijking met andere zorginstellingen maken, het “teveel” aan formatie eruit snijden en het probleem is opgelost, zijn stappen die wellicht volgens de theorie kloppen, maar zeker niet in de praktijk.

Dus krijg je als (operationeel) manager of afdelingshoofd te maken met een verminderde formatie kijk goed om je heen naar wat anders kan. Een paar tips om het werken op een verpleegafdeling makkelijker te maken:
1. Eenduidige werkwijzen kosten niks extra en zorgen wel voor meer werkgemak
2. Een goed inwerkplan voor zowel leerlingen als gediplomeerd verpleegkundigen, dit scheelt overleg, onduidelijkheid, zoeken, vragen en dergelijke.
3. Draag zorg voor een gestructureerd proces van visitelopen. Niet zelden gebeurt dit wanneer het in het schema van de dokter past in plaats van het schema van de patiënt en de verpleegafdeling.
4. Zorg voor voldoende werkmaterialen als infuusstandaarden,.dit maakt dat verpleegkundigen in minder ingewikkelde gymnastiekhoudingen hun werk kunnen doen. Of wellicht nog belangrijker voldoende infuuspompen. Deze lijken in elk ziekenhuis zelfstandig de deur uit te wandelen. Ze verdwijnen namelijk als sneeuw voor de zon.
5. Leg op elke kamer een informatiemap met informatie over het ziekenhuis, de afdeling etc. Neem een voorbeeld aan de mappen in hotels. Het scheelt vragen van patiënten en familie.

Deze lijst is uiteraard niet compleet. Heb jij ook tips om het werken makkelijker te maken? Geef een reactie, ik hoor ze graag.

Geen reacties » | Permanente link