Personeelskosten zijn in de zorg de grootste kostenpost. Flexibel inzetten van personeel kan dus heel veel opleveren. Een goed hulpmiddel voor het flexibel inzetten van personeel is een  goedwerkend intern poolbureau. Veel organisaties hebben een eigen flexpool of hebben deze gehad. De ervaringen zijn over het algemeen wisselend.

De drie belangrijkste valkuilen voor een flexpool met meteen een tip om het op te lossen:
• Er zitten alleen 0- uren contracten in de flexpool. Deze mensen kunnen zelf aangeven of ze wel of niet willen werken en hebben geen verplichting. Het gevolg is dat de flexpool vaak niet kan leveren. Afdelingen gaan toch hun eigen pooltjes weer opzetten en nu gebeurt het werk dubbel.
Dit kun je oplossen door alle medewerkers met arbeidscontracten van minder dan 12 uur in de pool te zetten. Ook kun je juist de keus maken om jong gediplomeerden met grote arbeidscontracten voor een bepaalde periode in de flexpool te plaatsen. Ze doen op deze wijze klinische ervaring op, op allerlei afdelingen.

• De flexpool is alleen bereikbaar van 9 tot 17 uur en dan vaak een dag of drie per week. Juist die uren dat een flexpool het hardst nodig is, tussen 7 en 8 in de ochtend want dan komen de ziekmeldingen binnen en moet het werk opnieuw georganiseerd is het poolbureau over het algemeen niet bereikbaar. Dit levert een hoop frustratie maar ook onrust op.
Kortom zorg dat het poolbureau, het liefst zeven dagen per week, maar tenminste vijf dagen per week bereikbaar is op die uren die er voor de verpleegafdelingen toe doen.

• Het personeel van de flexpool is niet voldoende toegerust voor haar taak. Het werken op een flexpool vraagt specifieke kennis en vaardigheden. Het goed plannen en organiseren is een vak apart. Zeker wanneer een aantal mensen met grote contracten via de flexpool werkt, vraagt dit overzicht en kennis van planning.
Niet zelden werken op de flexpool reïntegrerende verpleegkundigen. Mensen met rug- of andere klachten die het werk van verpleegkundige (even) niet meer kunnen uitvoeren. Men denkt twee vliegen in één klap te slaan. De flexpool is bezet en de verpleegkundige verricht toch nog werkzaamheden. Helaas niets is minder waar. Eigenlijk worden er dubbele kosten gemaakt. Het werken op een poolbureau vraagt andere vaardigheden dan het werk als verpleegkundige. Reïntegrerende verpleegkundigen bezitten deze andere vaardigheden niet per definitie. Kijk dus eerst naar welke vaardigheden nodig zijn op het poolbureau, kijk vervolgens of de betreffende medewerker die bezit en plaats dan wel of niet de reïntegrerende medewerker op een dergelijke positie. Dit voorkomt een hoop schade voor zowel de betreffende medewerker als de organisatie.

Geen reacties » | Permanente link

Hoe HKZ bij kan dragen aan Activity Based Costing in de zorg heb ik al eens eerder beschreven. Werkprocessen en bijbehorende procesbeschrijvingen zijn nog steeds “hot” in de zorg. Het beschrijven van de werkprocessen kan een organisatie helpen bij het doorvoeren van efficiencyslagen onder andere door overbodige schakels te verwijderen. Daarnaast dragen beschreven werkprocessen bij aan uniformiteit.

Om er voor zorg te dragen dat niet elke afdeling op willekeurige wijze de processen beschrijft is het handig om als organisatie criteria te stellen waar werkprocessen aan moeten voldoen. Voorbeeldcriteria kunnen zijn:

1. De organisatie levert zo snel mogelijk de juiste zorg van een goede kwaliteit aan de cliënt.

2. De organisatie levert alleen zorg indien hier financiële grondslag voor is.

3. De organisatie biedt duidelijkheid aan de cliënt omtrent de verwachtingen, zowel met betrekking tot de zorg als met betrekking tot de kosten en de eigen bijdrage.

4. De werkprocessen bevatten zo min mogelijk schakels. Hoe minder schakels, hoe klantvriendelijker en hoe minder kans op fouten.

5. De organisatie draagt zorg voor bewaking van de processen, ook bij nieuwe indicatie. Nieuwe indicatie vervangt alle oude indicaties.

6. De werkprocessen zijn zodanig ingericht dat er sprake is van een naadloze overgang tussen de verschillende afdelingen.

Deze criteria dienen vervolgens als leidraad voor het beschrijven van de processen. Indien een proces niet aan de criteria voldoet, vraagt dat een aanpassing van de werkwijze. HKZ en haar procesbeschrijvingen zijn op deze wijze een middel om de bedrijfsvoering te verbeteren. Hebben we toch nog baat bij de papieren tijger.

Geen reacties » | Permanente link

De technologie blijft vooruitgang boeken ook op het gebied van medicatie, implantaten en medische hulpmiddelen. Het gebruik van hulpmiddelen kan mensen met beperkingen en/of handicap helpen bij het langer zelfstandig blijven wonen of eerder terug te keren naar de thuissituatie.
Aanpassingen in de omgeving (bijvoorbeeld woningaanpassingen, toegankelijk openbaar vervoer en veiligheid) kunnen samen met aanpassingen aan de eigen leefstijl de zelfredzaamheid verbeteren.

Sinds de jaren 80 is de levensverwachting zonder beperkingen dan ook met 6 tot 7 jaar toegenomen, ondanks een toename van het aantal chronisch zieken. Dit is waarschijnlijk te danken aan de gunstige invloed van medische hulpmiddelen en technologie, variërend van gehoorapparaten, heupprothesen en staaroperaties. Hierdoor ervaren chronisch zieken minder beperkingen of kunnen zij daar beter mee omgaan. Minder beperkingen betekent grotere zelfredzaamheid, meer deelname aan de samenleving en uiteindelijk minder beroep op langdurige zorg. Ouderen zijn meer hulpmiddelen gaan gebruiken (zoals bijvoorbeeld een rollator) om hun mobiliteitsbeperkingen te compenseren.

Het hoeft niet altijd om grote dingen te gaan, het gaat om slimme dingen. Een klein voorbeeld is de handi-grip. Net meer goed ter been, alles is nog steeds op te rapen. In sommige thuiszorgwinkels is hij al te verkrijgen. De neiging bij technologische ontwikkelingen is om groot, groter, grootst te denken maar soms ligt de oplossing dichterbij en die kun je dan nu ook nog oprapen.

Geen reacties » | Permanente link

Over het toevoegen van waarde en het verwijderen van verspilling.

En nu vertalen naar de gezondheidszorg.

1 Reactie » | Permanente link

Mijn collega Ilona schreef al over de verschillende methodieken om processen te verbeteren. Een van die werkmethoden is Lean Thinking. Lean Thinking (ook wel Lean) streeft het principe na zo veel mogelijk vormen van verspilling uit je processen te halen. Het rendement kan dan worden verbeterd met (soms veel) meer dan 30%. Lean Thinking heeft onder andere Toyota tot groot succes gebracht!

Door je voortdurend af te vragen waarom je iets doet, blijf je scherp of alle stappen die je doet ook nodig zijn. Het kan met Lean niet meer gebeuren dat we het hier “nou eenmaal al jaren zo doen”.

Lean kent 7 vormen van verspilling, die uit de processen geëlimineerd dienen te worden.

* Overproductie
Dit betekent dat je meer doet dan nodig is. In de zorg kunnen we denken aan overdiagnostiek (meer onderzoeken doen dan strikt noodzakelijk), dubbeldiagnostiek (onderzoeken oden die al door een huisarts of andere specialist zijn uitgevoerd), onnodige herhaalconsulten.
* Wachten
Wachten betekent dat er ergens iets niet goed doorstroomt in het proces. Het gaat om wachten in de breedste zin van het woord, dus wachten voor patiënt, zorgverlener, maar ook een apparaat als de MRI die niet volledig bezet is of een werkkamer die leeg staat.
* Transport
Het onnodig verplaatsen van patiënten of middelen (te denken valt aan een status). Elke beweging kost tijd, je moet je dus afvragen of elke beweging noodzakelijk is en of zaken gecombineerd kunnen worden.
* Extra processtappen
Al die activiteiten die voor een patiënt geen waarde toevoegen kunnen uit het proces worden geschrapt. Afspraken verzetten is hier een goed voorbeeld van.
* Voorraad
Elke vorm van voorraad is verspilling. Het begrip voorraad is weer heel divers. Je kunt denken aan een voorraad medicijnen of verband materiaal, maar ook aan een stapel formulieren en zelf een wachtlijst met patiënten is een voorraad.
* Beweging
Richt de organisatie slim in. Elke beweging die je moet maken omdat iets niet binnen handbereik ligt, is er één teveel.
* Correcties
Ben scherp op je werk. Elke fout die gemaakt wordt, moet worden hersteld en dat kost tijd. Zorg dus voor heldere werkafspraken en procedures.

Door je afdeling en haar werkprocessen onder de loep te nemen en de 7 vormen van verspilling te verwijderen, blijft er tijd over voor andere dingen. Kijk eens goed om je heen en stel je zelf voortdurend de vraag waarom gaat het zoals het gaat. Je zult zien, de eerste resultaten worden snel bereikt.

3 Reacties » | Permanente link