Afgelopen woensdag gaven collega Harco en ik een workshop Slim Organiseren voor managers in de zorg. Daarin komt bijvoorbeeld naar voren dat procesoptimalisatie altijd gelinkt moet zijn aan de strategie. Je moet weten waar je heen wilt, wil je de weg ernaartoe goed kunnen inrichten. Voor het inrichten van die weg kun je de waardeketen theorie voor Porter toepassen: zorg dat elke stap in het proces zoveel mogelijk waarde toevoegt voor de cliënt.

Maar Slim Organiseren is ook gewoon praktisch toepasbaar. Hoe maak ik het werken makkelijker. Een van de mogelijkheden is het zorgdragen voor een goed inwerkplan. Er zijn grote verschillen tussen organisaties en zelfs tussen afdelingen binnen organisaties hoe lang het duurt voordat medewerkers goed zijn ingewerkt.

Bijzonder, het komt immers de cliëntenzorg ten goede als medewerkers goed worden ingewerkt, nieuwe medewerkers voelen zich meer welkom wanneer er aandacht besteed wordt aan inwerken en medewerkers kunnen met een goed gevoel aan het werk. Allemaal erg belangrijk.

Een boeiend fenomeen. Er wordt meestal relatief veel geld besteed aan het werven van een nieuwe medewerker. Maar zo gauw de handtekening gezet is, lijkt het klaar te zijn met investeren. Terwijl een goede inwerkperiode juist zoveel kan opleveren. Met een degelijk inwerkprogramma kunnen nieuwe medewerkers juist zo snel en effectief  mogelijk ingezet worden.

Toch wordt vaak niet erg structureel naar een snelle inzetbaarheid van medewerkers toegewerkt. Of medewerkers daarmee ook effectief zijn en optimale kwaliteit kunnen leveren, is nog maar de vraag. Vaak wordt het aan drukte geweten dat nieuwe medewerker min of meer het diepe worden ingeworpen. Bovendien overplannen betekent verminderende productiviteit.

Ik durf de kosten en baten wel naast elkaar te zetten hoor. Dat overplannen verdien je meer dan terug als mensen goed worden ingewerkt. Kortom alle zorgafdelingen: zorg voor een goede inwerkperiode met een degelijk inwerkplan. Het lijkt tijd te kosten maar het levert heel veel op!

Geen reacties » | Permanente link

Vorige maand schreef ik al dat capaciteitsplanning overal is. Deze keer wil ik de parkeergarage als indicator van de capaciteitsplanning benoemen. Van de week was ik op werkbezoek in een ziekenhuis. Ik had om 11 uur een afspraak. Aangekomen om tien voor elf moest ik drie rondjes door de parkeergarage rijden alvorens er een plek beschikbaar was. Net iets te laat arriveerde ik op mijn afspraak. Echter toen ik om iets over half een in diezelfde parkeergarage mijn auto op ging halen was, de parkeergarage voor de helft leeg.

Ergens gaat dus iets niet goed met de capaciteitsplanning van de parkeergarage en daarmee de mensenstromen in die parkeergarage en dus de patientenstromen naar het ziekenhuis.

Mijn verklaring is als volgt: Poliklinieken starten in de regel om negen uur, een enkele keer om half negen. De laatste afspraak in de ochtend op een spreekuur is in de regel om kwart voor twaalf en een enkele keer om kwart over twaalf. Dan is het pauze en om één uur beginnen de eerste spreekuren meestal weer om rond half vijf de laatste patiënt te ontvangen. Althans volgens planning want in praktijk komen gepland tijdstip en werkelijk tijdstip niet altijd overeen.

Als je door een poliklinisch deel van een ziekenhuis loopt zie je dus weinig activiteit voor negen uur, weinig activiteit tussen 12 en 13 uur en meestal geen activiteit na vijf uur. En dan maar klagen over een tekort aan vierkante meters. Als nu de huidige vierkante meters eens effectief gebruikt worden, kan men wellicht met minder vierkante meters af in plaats van meer.

Maar goed, daar hoef je dus niet voor door het ziekenhuis te lopen, een dagje in de parkeergarage laat al zien waar de mogelijkheden liggen om efficiënter met ruimtes en apparaten om te gaan. Door iets andere inzet van personeel kan een en ander beter benut worden. Hoe een ochtendje parkeergarage de logistiek kan verbeteren.

Geen reacties » | Permanente link

Dingen zijn soms niet dat wat ze lijken te zijn. Afgelopen zondag met het hele gezin uit eten. Want van stel met kind zijn we verworden tot een heus gezin met twee kinderen. Een stralende zomerse dag dus je zou zeggen druk bij de pannenkoekenhuizen met terras. Maar wat schetst de verbazing: gewoon parkeerplek beschikbaar en niet in de rij voor een tafeltje. Sterker nog een keurig tafeltje, zicht op de speeltuin en plaats voor de kinderwagen. Je zou zeggen een fantastische ervaring. Niets bleek minder waar: om half zes drie pannenkoeken besteld die om half acht nog steeds niet geserveerd waren. Hoe lang kan het duren, het bakken van een pannenkoek? Bij navraag bij de juffrouw was het antwoord: het is zondag dan duurt het altijd lang.

Op zich een oninteressant verhaal voor deze zorgblog. Maar laten we de vergelijking eens trekken. U heeft een afspraak bij het ziekenhuis, er is keurig een parkeerplek en ook nog een stoel beschikbaar in de wachtkamer. Wat als de juffrouw van de polikliniek na twee uur wachten tegen u zegt;,” tsja het is dinsdag en dan is de poli altijd druk…… “ Waarschijnlijk wordt u daar net zo ongelukkig van als ik van de juffrouw van het pannenkoekenhuis, alleen is er bij zorg een grotere afhankelijkheid. Je loopt niet zo maar weg als je medische klachten hebt. Een patatje is daarentegen snel gehaald op de hoek.

Waar het omgaat is dat vraag en aanbod niet geheel in evenwicht zijn en dat het dus in de capaciteitsplanning misgaat. Het is allemaal niet zo ingewikkeld, maar je moet het niet aan het toeval overlaten. Als je weet dat het op zondag in het pannenkoekenrestaurant te druk is, zet je wat extra pannen op het vuur en regel je personeel dat kan bakken.  Voor de zorg is dat niet anders. In de zorg zijn ook middelen genoeg om efficiënter en effectief met de capaciteit om te gaan en dat ook de patiënten/cliënten tevreden zijn. Het is een kwestie van Slim Organiseren.

2 Reacties » | Permanente link

Idealiter worden vanuit de ingeschatte (dan wel afgesproken) productie over een jaar per afdeling bedacht hoeveel cliënten gezien worden, hoeveel zorguren gemaakt moeten worden en hoeveel mensen daarvoor nodig zijn. Afhankelijk van een door een organisatie gewenste bruto-netto factor kom je dan uit op formatie.

Helaas werkt het in de praktijk meestal niet zo. Formatie is vaak historisch bepaald en wordt toebedeeld. Met een beetje pech moet een organisatie 5% bezuinigen en geeft vervolgens elke afdeling een korting van 5%. Keuzes maken? Sommige afdelingen 10%, andere afdelingen geen korting is meestal niet aan de orde. Laat staan dat afdelingen opgeheven worden omdat bezuinigingen en strategische keuze leiden tot het afstoten of opheffen van een activiteit.

Daarover kan nog veel meer geschreven worden, maar nu maar eens uitgaan van een toegewezen formatie.  Maar al te vaak komt het voor dat afdelingen overschrijden op formatie en daar zijn een aantal redenen voor te bedenken (en dit lijstje is niet compleet):

• Het verzuimpercentage is hoger dan begroot
• Er ontbreekt een jaarplanning en vacatures worden daardoor altijd ingevuld
• Vervanging van zwangerschappen niet binnen het kader
• Het dienstenpatroon is niet passend bij de formatie

Dit laatste punt is interessant. Het komt nog heel vaak voor dat afdelingen een dienstenpatroon inzetten zoals ze dat al jaren doen. Ongeacht of dat passend is bij de toegewezen formatie. Afdelingen en hun operationeel leidinggevenden weten ook niet altijd hoe de berekening te maken van diensten naar formatie en andersom.

Daarom maar eens een grofmazig voorbeeld. Niet tot op het uur berekend, geen rekening houdend met eventuele zomersluitingen, productie-dips of toenames. Maar uitgaande van een evenwichtig cliënten-/patiëntenbestand gedurende het hele jaar.

Stel 3 dagdiensten, 2 avonddiensten en 1 nachtdienst op een team, gedurende 7 dagen per week.
Betekent dat je 6 diensten per dag, maakt 42 diensten per week nodig hebt, gedurende 52,2 weken per jaar. Dus in totaal per jaar 2193 diensten per jaar nodig.

Een fulltime verpleegkundige kan bruto (dus zonder vakantie, verlof, scholing en verzuim) 52,2 *4,5 = 234 diensten werken. Maar daar moet nog een bruto netto factor overheen. Dat betekent in praktijk dat een fulltime verpleegkundige bij een bruto-netto factor van 1,2 (als voorbeeld)
195 diensten per jaar kan werken.
De formatie passend bij dit dienstenpatroon is in dit geval 2193 diensten / 195 = 11,25 fte.

Op deze afdeling wordt dus een dienstenpatroon ingezet van 11,25 fte. Maar of deze afdeling ook 11,25 fte formatie heeft toegekend gekregen is de vraag.  In praktijk komt nogal eens voor dat toegewezen formatie en ingezette dienstenpatroon niet matchen.
Dus operationeel leidinggevenden: indien jullie structureel overschrijden op formatie, je ziekteverzuim binnen de perken blijft, is het een idee om eens na te gaan of de ingezette  mankracht (vrouwkracht) past bij de begrote formatie.

1 Reactie » | Permanente link

Hoe kan het toch zo zijn dat wachten in de gezondheidszorg nog steeds aan de orde van de dag is. Probeer maar eens een afspraak te maken in het ziekenhuis. Vergelijkend warenonderzoek op de verschillende ziekenhuiswebsites ten spijt. Ondanks het feit dat de toegangstijd op de website twee weken bedraagt, is de werkelijke tijd tussen moment van bellen en de afspraak meestal al snel een week of vier (of langer).

Ben je dan eindelijk aan de beurt, kun je aansluiten in de volgende rij. Die bij de inschrijfbalie. Wederom wachten, dus. Denk je dat je er bent, mag je in de wachtkamer van de specialist plaatsnemen. Het feit alleen al dat dat ding er is, die wachtkamer. Ze rekenen dus op wachtenden. Niet zelden mag je ook daar al snel een uur doorbrengen.

Wachten betekent dat er ergens iets niet goed doorstroomt in het proces. Het gaat om wachten in de breedste zin van het woord, dus wachten voor patiënt, zorgverlener, maar ook een apparaat als de MRI die niet volledig bezet is of een werkkamer die leeg staat. Wachten is dus niet efficiënt.

We kunnen de tijd tussen het maken van de afspraak en de daadwerkelijk afspraak ook zien als voorraad. En voorraden behoor je nou net niet te hebben zo zegt onder andere het principe van Lean. Elke vorm van voorraad is verspilling.

Dus eigenlijk kunnen we stellen dat zo lang er nog gewacht wordt in de zorg in welke vorm dan ook, is er nog efficiency mogelijk…………

Geen reacties » | Permanente link