Heb je als manager ook last van overschrijding op de personele formatie? Weet je niet waar het vandaan komt? In dit artikel beschrijf ik een aantal oorzaken die ik in het veld tegenkom.
Als adviseur kom ik veel in zorginstellingen, vanuit Slim Organiseren begeleid ik met regelmaat (operationeel) managers in de zorg. Wat ik vaak zie, is overschrijding van de personele formatie. Niet altijd weten de managers waar deze overschrijding vandaan komt. Daarom hieronder maar eens de 5 oorzaken die ik het meest tegenkom:

• Het verzuimpercentage is hoger dan het verzuimpercentage wat in de begrote formatie is meegenomen. Vaak is in de berekening van de formatie een verzuimpercentage opgenomen. Meestal ligt dit rond de 4-5 %. Wanneer een afdeling te maken heeft met een verzuim van rond de 10% en dit is nog steeds geen uitzondering, komt het rooster dus niet rond. Er zijn te weinig mensen inzetbaar. Dit wordt dan veel opgelost door het extra inzetten van oproepkrachten. Gevolg: een overschrijding in fte’s en in geld.
• Het dienstenpatroon past niet bij de begrote formatie. Een afdeling zet dagelijks 5 dagdiensten, 2 avonddiensten en 1 nachtdienst in. Het rooster komt maar niet rond, het verzuim ligt niet hoog en de afdeling lijkt op formatie te zijn. Toch lukt het roosteren maar niet. Waarschijnlijk is de formatie toegekend op een ander dienstenpatroon, bijvoorbeeld 4 dagdiensten.
• Formatie wordt automatisch ingevuld. Er gaat iemand met ontslag en dat betekent volgens velen automatisch dat de vacature moet worden ingevuld. Er wordt niet gekeken naar of daar geld en ruimte voor is. Een uit dienst betekent een in dienst.
• Vervanging van zwangerschappen gebeurt met vaste contracten. Iemand gaat 16 weken met verlof. Hier staat een financiële vergoeding tegenover. Dus er is geld om dce betreffende medewerkers vervangen. Het gebeurt dat er mensen met een vast contract worden aangenomen voor het vervangen van verlof. Daarbij wordt over het hoofd gezien dat de medewerker met verlof ook weer terugkomt. Door het vaste contract wordt het ineens een structurele overschrijding.
• Een jaarplanning ontbreekt. Er is geen overzicht over de formatie door het jaar heen. Het is immers niet erg als je het eerste kwartaal wat meer mensen in dienst hebt, wanneer je dit aan het eind van het jaar dan maar rechttrekt door iets minder fte’s in dienst te hebben. Wanneer je een jaarkalender tot je beschikking hebt, heb je overzicht.

Wat daarnaast nogal eens gebeurt, is dat wanneer de leerlingenplanning niet meezit (en dit is in veel organisaties zo) dan worden er gediplomeerden voor in de plaats ingezet. In fte’s is die overschrijding dan niet meteen terug te zien, maar wel aan de financiële kant. Daarnaast is een leerling minder inzetbaar, die heeft minder werkbare uren. Een fulltime leerling kan bijvoorbeeld ingevuld worden door 0,7 fte verpleegkundige. Dit trekt de financiële kant ook wat meer recht.

Overschrijding van formatie komt nogal eens voor. Belangrijkste is inzicht te krijgen in waardoor een overschrijding plaatsvindt. Dan kun je er immers wat aan doen.